Evaluer les fournisseurs potentiels avec des audits qualité fournisseur

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Qu’est-ce qu’un audit qualité fournisseur ?

Un audit qualité fournisseur est une évaluation générale du fonctionnement et de la capacité de qualité du fournisseur. Il est plus approfondi qu’une vérification initiale du fournisseur. Il a une portée plus large qu’un audit de processus de fabrication car il couvre de nombreux aspects du système de gestion de la qualité, mais il est moins exhaustif et donc plus rapide qu’un audit complet du système de management de la qualité.

Un audit qualité fournisseur fournit aux responsables des achats et au personnel chargé de la qualité des données et une transparence accrues sur les meilleures pratiques de chaque usine ou fournisseur. Il peut ensuite être utilisé pour éclairer la décision finale de confirmer ou non la commande d’achat. Pro QC International recommande de réaliser un audit qualité fournisseur avec chaque nouvelle usine ou nouveau fournisseur.

Quand et pourquoi un audit de la qualité des fournisseurs est-il nécessaire ?

Évaluer les fournisseurs potentiels

L’audit qualité fournisseur est un moyen rentable pour quiconque, de l’acheteur unique aux grandes entreprises multinationales, d’évaluer la légitimité d’un fournisseur et de s’assurer qu’il prend la bonne décision d’achat. Pour les grandes entreprises, l’évaluation devient une partie intégrante d’un programme de gestion des performances des fournisseurs.

Entonnoir d’évaluation des fournisseurs

Dans le processus d’évaluation et de gestion des fournisseurs, un acheteur devra initialement passer en revue un grand nombre de fournisseurs. Beaucoup seront finalement éliminés, ne laissant que ceux qui conviennent à des partenariats acheteur-fournisseur à long terme. Des audits de plus en plus étendus (ou plus ciblés) permettent d’y parvenir plus efficacement. L’entonnoir d’évaluation des fournisseurs présente ce processus.

Dans les premières étapes, un grand nombre de fournisseurs sont soumis à une vérification, où une diligence raisonnable de base est effectuée (l’usine est-elle légitime et produit-elle ce qu’elle prétend produire ?) Les audits de qualité des fournisseurs constituent l’étape clé suivante de la présélection des fournisseurs, où les auditeurs produisent une évaluation générale des opérations et de la capacité de qualité de l’usine.

Vient ensuite un audit ciblé du processus de fabrication, spécifique au produit de l’acheteur. Un audit du système de gestion de la qualité peut suivre, au cours duquel les auditeurs examinent en profondeur le système de gestion de la qualité d’un fournisseur et aident les acheteurs à déterminer l’adéquation d’un partenariat à long terme. Enfin, le processus de développement du fournisseur permet d’améliorer les performances de l’usine et de renforcer le partenariat à long terme.

Utile dans toute industrie

Un audit de la qualité des fournisseurs est utile dans n’importe quelle industrie car les auditeurs examinent les pratiques de qualité établies, notamment le contrôle de la formation, la documentation écrite et les enregistrements, l’inspection et les essais, ainsi que le traitement des non-conformités. Ces piliers d’un système de qualité sont exposés en détail dans la norme ISO 9001, la norme internationale de système de gestion de la qualité (Un audit de la qualité des fournisseurs s’inspire de cette norme mais ne vérifie pas explicitement ses exigences).

Ces pratiques s’appliquent partout et l’audit est utile pour un fournisseur qui est déjà certifié ISO, en voie de l’être ou qui n’a pas du tout l’intention de l’être.

Liste de contrôle de l’audit qualité des fournisseurs

Qu’est-ce qui entre dans un audit de la qualité des fournisseurs ? Et qu’en ressort-il ? Une liste de contrôle complète, suivie d’un rapport d’audit.

Sections de l’entreprise auditées

L’auditeur suivra une liste de contrôle d’audit systématique couvrant huit secteurs d’activité qui contribuent à la qualité du produit :

  • Responsabilité de la direction
  • Contrôle des documents
  • Achats
  • Identification et traçabilité des produits
  • Assurance qualité/contrôle en cours de production
  • Emballage
  • Contrôle et pièces non conformes et reprise de travail
  • Action corrective

Questionnaire

L’auditeur suivra un questionnaire avec des questions telles que : « Les décisions relatives à la qualité telles que l’acceptation sur déviation (AOD) sont-elles approuvées strictement par le personnel QC/QA autorisé ? Existe-t-il les enregistrements nécessaires pour démontrer la traçabilité ? » Cette question se rapporte à la section assurance qualité/contrôle qualité de l’entreprise.

L’auditeur examinera les registres et les documents qui traitent de ce qui précède et documentera ses conclusions si nécessaire. Si l’équipe constate que divers responsables de production approuvent les écarts en fonction de qui est disponible, ou qu’une procédure d’écart écrite est absente, elle documentera cela comme une non-conformité potentielle et citera la procédure écrite ou l’enregistrement applicable. Dans la mesure du possible, une photographie ou une photocopie est jointe ou citée afin que la personne chargée de traiter les constatations sache par où commencer.

Identifiants, photos et autres preuves objectives

Le rapport comprendra des détails sur les parties responsables, la structure de gestion, les certificats et les licences commerciales, ainsi que des photos des zones de production et de test. Chaque constatation fera référence à des documents et des enregistrements spécifiques, et fournira une image traçable et vérifiable de la capacité de qualité du fournisseur.

Résumé de l’audit et actions correctives recommandées

Le rapport présentera des recommandations d’action classées par ordre de priorité, dans un langage simple, afin de permettre une correction efficace. Un score de risque global (plus un score pour chaque section) aidera les responsables des achats à prendre des décisions rapides avant de se plonger dans les détails techniques du rapport ci-dessous.

Le rapport d’audit

Les clients de Pro QC peuvent s’attendre à un rapport d’audit complet présenté de manière exhaustive. Chaque élément de la liste de contrôle sera comparé à l’état réel, en citant des preuves objectives telles que des photos, des résumés d’entretiens et des registres et documents examinés. Le rapport d’audit de la qualité des fournisseurs de Pro QC fournit des informations essentielles sur le niveau d’excellence opérationnelle générale de tout fournisseur.

Contenu du rapport

Le rapport d’audit est conçu, formaté et contrôlé de manière professionnelle. Il commence par les identifiants de l’entité auditée, notamment les coordonnées de l’usine/du fournisseur et le personnel participant à l’audit. Le rapport comprend des photos des cartes nominatives, des licences d’entreprise et des enregistrements de paiement des taxes. Les certificats ISO et autres titres de compétences seront également examinés, vérifiés et signalés.

Le résumé du rapport d’audit décrira la portée de l’audit et les activités générales de l’audit en anglais simple, y compris l’impression professionnelle de l’auditeur sur la visite. Avant de passer au langage technique décrivant les résultats de l’audit, cette section présentera les recommandations prioritaires et les autres domaines à améliorer.

Le rapport décrira le champ d’activité général de l’entité auditée, y compris le nombre de clients, les pays d’opération et d’exportation, et le volume/capacité de production. L’auditeur visitera les zones de production et documentera les équipements de production et d’essai (y compris l’étalonnage) et les travaux photographiques.

Un questionnaire pour l’inspection et le rapport des constatations suit, et comprend des références à des preuves objectives telles que des photos, des enregistrements et des documents.

Traitement des constatations

Chaque constatation d’audit est présentée avec une description de la condition (accompagnée de preuves), et une référence à l’exigence applicable qui est ou n’est pas respectée. La constatation est classée et codée par couleur comme conforme, non conforme, amélioration nécessaire ou non applicable.

A partir de là, l’usine doit agir. Une personne désignée répond à chaque constatation du rapport d’audit et indique si elle est d’accord ou non. L’usine traite chaque constatation selon le calendrier recommandé par l’auditeur. L’auditeur effectue un contrôle de l’efficacité et documente d’autres preuves pour déterminer si le problème a été entièrement traité.

Voir des exemples de rapports

Téléchargez gratuitement un rapport d’audit qualité fournisseur au format PDF ici.

Dernier mot

Le rapport d’audit fournisseur de Pro QC détaille les opérations générales, les procédures de qualité, la qualification des opérateurs et la capacité globale d’un fournisseur. Cela aidera tout acheteur à améliorer son partenariat avec les fournisseurs et à alimenter un programme efficace de gestion des fournisseurs.

A propos de Pro QC

Pro QC International est une société internationale d’assurance qualité qui possède une grande expérience dans le domaine de l’audit, de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion de la qualité. Nous offrons une large gamme de solutions de qualité et dans plus de 88 pays. Contactez-nous à l’adresse info@proqc.com.



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